Austrittsgespräche: Ehrliches und wichtiges Feedback

"Wie hat's Ihnen bei uns gefallen ? was können wir aus Ihren Erfahrungen bei uns in Zukunft besser machen?" Sicher, Austrittsgespräche sollen ausführlicher, systematischer und umfassender erfolgen, aber das Kernziel besteht letzten Endes tatsächlich aus Informationen zur eingangs gestellten Frage. Dies hat einen einfachen Grund: Austretende Mitarbeiter beurteilen eine Firma ehrlicher und mutiger als sie dies vorher getan hätten.

Die Bedeutung von Austrittgesprächen

Werden Austrittsgespräche systematisch und kontinuierlich geführt, ausgewertet und dann Erkenntnisse auch effektiv in Massnahmen umgesetzt, haben sie zweifellos einen hohen Stellenwert. Letztlich gestatten sie das Eruieren von Schwachpunkten oder gar Missständen im Unternehmen als Grundlage für Massnahmen. Diese können die Mitarbeiterbindung verstärken, die Fluktuation reduzieren, durch ein verbessertes Arbeitsklima die Produktivität und ebenso die Arbeitgeber-Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt erhöhen.

Zielsetzung

Austrittsgespräche ermöglichen das Eruieren von Austrittsgründen und Erkennen von Schwachstellen im Unternehmen. Der austretende Mitarbeiter kann kritisch und offen den Kündigungsgrund darlegen und auch heikle Themen in einer offenen Atmosphäre erörtern. Es liegt im Interesse des Unternehmens, beim Arbeitnehmer den Eindruck eines kritikfähigen und offenen Arbeitgebers zu hinterlassen, der an seiner Meinung interessiert ist. Auch ein austretender Mitarbeiter beeinflusst das Firmenimage.

Voraussetzungen für Austrittsgespräche

Austrittsgespräche sollten von neutralen Personen der Personalabteilung in einer offenen und entspannten Atmosphäre geführt werden. Dabei spielt auch die Persönlichkeit des Austretenden (Grundhaltung, Charakter, Ehrlichkeit) und seine Gefühlslage (Verbitterung, Rachegefühle) eine Rolle. Fördert der Austrittsfragebogen besonders wichtige Problempunkte zu Tage, ist ein Anschlussgespräch empfehlenswert, indem man darauf näher eingeht. Mit verbitterten oder charakterlich fragwürdigen Arbeitnehmen sollten Austrittgespräche erst gar nicht geführt werden, denn oft verstecken sich Betreffende hinter betrieblichen Gründen wie fehlende Karriereaussichten, Lohnerwartungen und dergleichen und verschweigen tatsächliche Gründe.

Zeitpunkt und Teilnehmer

Die eine Möglichkeit: Am gleichen oder folgenden Tag nach der Kündigung. Durch schnelles Handeln können jeweils noch Massnahmen eingeleitet werden, mit denen der Entscheid des Mitarbeiters beeinflusst oder gar rückgängig gemacht werden kann. Auch der Zeitpunkt nach der Zeugnisübergabe ist geeignet, da ein Mitarbeiter dann keine negativen Konsequenzen mehr befürchtet und sich eher offen äussert. Gespräche sollten mit Mitarbeitenden, die das Unternehmen freiwillig verlassen und Mitarbeitenden, denen gekündigt wurde, geführt werden, wobei dies bei den Auswertungen berücksichtigt werden muss.

Die Informationen aus einem Austrittsgespräch

Durch Austrittsgespräche können wichtige Informationen über die Situation im Unternehmen und die Gründe für die Attraktivität von Mitbewerbern auf dem Arbeitsmarkt gewonnen werden. Daher sind folgende Themen- und Problemkreise zu fokussieren:

Gibt es immer wiederkehrende Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Kündigungen?
Sind es Kernproblemfelder, wie Entwicklungschancen, Entlöhnung, Arbeitsbedingungen, Führungsprobleme, Unternehmenskultur usw.
Sind es Gründe, die weitere Kündigung befürchten lassen oder sich auf Abteilungen konzentrieren?
Sind bestimmte Mitarbeiterkategorien häufiger vertreten als andere (Alter, Geschlecht, Hierarchien, Funktionen, Dauer Betriebszughörigkeit usw.)

Gesprächsführung

Wichtig ist das Aufzeigen des Gesprächsziels und der behandelten Themen, das Vorgehen und insbesondere auch die Diskretionszusicherung. Es sollten verschiedene Punkte ? die mit Vorteil in einem Skript festgehalten sind - geklärt werden. Das Gespräch sollte dem Austretenden auch ermöglichen, seine Erfahrungen zu reflektieren und sich seiner Stärken und Schwächen bewusst zu werden ? was dann auch ihn zu einem Austrittsgepräch motiviert. Auch der Optimierung der Referenauskünfte dient ein Austrittsgepsräch - und liegt im Interesse des Austretenden. Einige Beispiele:

Was war der wichtigste Grund für Ihre Kündigung?
Gibt es noch andere eher heikle "echte" Gründe?
Unter welchen Umständen würden Sie wieder bei uns arbeiten?
Was können wir aus Ihrer Kündigung lernen und inskünftig besser machen?
Was werden Sie in guter bis sehr guter Erinnerung behalten?
Gibt es Dinge, die bei Ihrem neuen Arbeitgeber wesentlich besser sind als bei uns?

Rückkoppelung der Informationen und Massnahmenplanung

Die regelmässige und repräsentative Auswertung der Gespräche und Austrittsfragebögen und das Ergreifen von Massnahmen ist von entscheidender Bedeutung. Wird dies nicht konsequent gemacht , kann auf Austrittsgespräche ebenso so gut verzichtet werden. Wichtig ist zudem auch die Rückkoppelung der Informationen an die Verantwortlichen: Dies kann in Fragen der Lohnpolitik die Geschäftsleitung sein, in kritischen Äusserungen zum Führungsverhalten der Linienvorgesetzte oder bei mangelhaften PC-Arbeitshilfsmitteln der IT-Verantwortliche. Beispiele möglicher Massnahmen:

Einleitung von Personalerhaltungs- und Mitarbeiterbindungs-Massnahmen
Rückmeldung an direkte Vorgesetzte, die GL oder andere Unternehmensstellen
Optimieren z.B. der Lohnpolitik oder der Personalentwicklungsmassnahmen
Sofortiges Angehen von Führungsschwächen und Fragen der Führungskultur
Prioritäres Angehen von Schwachpunkten, die Folgekündigungen auslösen könnten

Geschäftsleitung und Kader sollten regelmässig über die Resultate von Austrittsgesprächen und daraus erfolgte Massnahmen informiert werden, um die notwendige Sensibilisierung für gewisse Probleme und Rückendeckung für Massnahmen sicherzustellen.

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