Arbeitszeugnisse professionell, sicher und prägnant formulieren

Direkt und klar - einfach und kurz

Schwammige und allgemein gehaltene Formulierungen sagen nichts aus und verunsichern den Zeugnisleser. Direkt und klar formulierte Zeugnisse qualifizieren Leistung und Verhalten konkreter und helfen dem Mitarbeiter und beurteilenden Arbeitgeber. Kurze und treffende Aussagen und Sätze erhöhen nicht nur die Lesbarkeit und die Verständlichkeit von Aussagen, sondern reduzieren auch das Risiko von Fehlinterpretationen beim Zeugnisleser. Der Klarheit dient auch eine konsequent einzuhaltende Struktur: Persönliche Daten, Art und Dauer der Beschäftigung, Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen, Leistungen und Qualifikation, Verhalten und Sozialkompetenz, Art der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abschlusssatz.

Gute Zeugnisse sind individuell und ergebnisorientiert

Allzu oft trifft man auf Zeugnisse mit austauschbaren und nichtssagenden Floskeln ohne Aussagewert. Dies ist gegenüber dem Mitarbeitenden unfair und lässt den Zeugnisleser ebenfalls im unklaren. Leistung, Verhalten und Aufgaben müssen individuell formuliert und die Leistungsergebnisse klar erkennbar sein. Beispiel: ?Frau Meister erbrachte überdurchschnittliche Leistungen und arbeitete zu unserer vollen Zufriedenheit?. Wie ist so die Leistung konkret zu bewerten? Es geht auch besser: ?Frau Meister erfüllte ihre Aufgaben mit einem Höchstmass an Engagement und überzeugte durch ausgesprochenes Verhandlungsgeschick. Aufgrund ihrer Professionalität und Fachkompetenz in technischen und kaufmännischen Aufgabenstellungen war sie für Kunden und Mitarbeiter eine angesehene Gesprächspartnerin und Abteilungsleiterin?.

Beispiele veranschaulichen mit Fakten

Trockene und pauschale Formulierungen haben insbesondere im Leistungsbereich oft wenig Aussagegehalt und Informationswert für die effektive Beurteilung von Leistungsaussagen. Konkrete Beispiele veranschaulichen den Sachverhalt und steigern zusätzlich die Glaubwürdigkeit: ?Herr Meister versteht es, seine Mitarbeiter für eine gemeinsame Aufgabe zu begeistern und mit klaren Zielen zu motivieren. Wir bauten unseren Kundendienst innerhalb von drei Monaten in ein modernes Call Center um. Herr Meister verwandelte die anfängliche Skepsis der Mitarbeiterinnen durch aktive Überzeugungsarbeit in Engagement und uneingeschränkte Akzeptanz?.

Adjektive und Adverben präzisieren

Generelle Verben und Substantiven sind oft sehr ungenau und auswechselbar. Prägnante Formulierungen mit geeigneten Adverben und Adjektiven veranschaulichen insbesondere Leistungs- und Verhaltensaussagen. Aus sprachlicher Optik ist hier besonders Präzision und Verständlichkeit mit möglichst konkreten Aussagen angebracht, damit sich künftige Arbeitgeber eine klare Vorstellung von den bisherigen Tätigkeiten und Qualifikationen machen und mit ihrem eigenen Anforderungsprofil vergleichen und bewerten können. Beispiel: ?Herr Reimann verfügt über praxiserprobte Fachkenntnisse und berät unsere Kunden kompetent und geschickt. Seine Verkaufszahlen liegen weit über dem Durchschnitt?.

Leistungsaussagen in Verbindung mit konkreten Tätigkeiten

Damit kann sich der Zeugnisleser ein konkretes Bild machen und das Zeugnis gewinnt erheblich an Glaubwürdigkeit. Dies veranschaulichen die beiden folgenden Beispiele: Allgemeingehaltene Aussage: ?Frau Meier führte die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit aus?. Konkret und aufgabenbezogen: ?Das Ausstellen von Gutachten gehörte zu den wichtigsten Aufgaben von Frau Meier, was Einfühlungsvermögen, sehr genaues Arbeiten und besondere Termintreue erforderte. Alle diese Anforderungen erfüllte Frau Meier qualitativ und quantitativ sehr gut?.

Problematik der Formulierung negativer Aussagen

Negative Formulierungen sind in einem Zeugnis problematisch, da sie oft im Spannungsfeld des Wahrheitsanspruches und des Wohlwollens ? beides sind gesetzliche Ansprüche an ein Zeugnis - liegen. Dabei sind folgende fünf Punkte hilfreich:

Nicht nur beim Arbeitnehmer liegende Gründe

Die Gründe, weshalb ein Mitarbeiter seinen Leistungen nicht gerecht wird, sind nicht immer ausschliesslich bei ihm selber zu suchen. Das Anforderungsprofil kann ungenau gewesen sein, beim Bewerbungsgespräch sind entsprechende Punkte nicht abgeklärt worden oder den stellenspezifischen Anforderungen wurde zu wenig Beachtung geschenkt. Solche Sachverhalte können im Zeugnis genannt werden und tragen zu einer sachlichen Begründung ungenügender Leistungen bei. Beispiel: ?Frau Meier ist von ihrer Ausbildung her keine professionelle Buchhalterin. Die bei dieser Stelle aber notwendigen Anforderungen an buchhalterische Aufgabenstellungen wurden im Bewerbungsgespräch aber auch von uns ungenügend berücksichtigt. Dies war denn auch der Hauptgrund, dass die Leistungen von Frau Meier nicht vollumfänglich unseren Erwartungen entsprachen?.

Die negativen Aussagen relativieren oder einschränken

Dazu sind Füllwörter zu empfehlen, wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten. Fortschrittliche und konsequent uncodierte Zeugnisse verfassende Unternehmen verwenden diese Formulierungstechnik der Ausgewogenheit und Ausbalancierung.


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